প্রয়োজনীয় তথ্য ও উপাত্ত সহ যথাযথভাবে দাখিল করা প্রতিটি আবেদনকে ক্রমিকভাবে নম্বর দেওয়া হবে, ডকেট করা হবে এবং পরিচালক কর্তৃক বোর্ডের ক্যালেন্ডারে ত্রিশ (30) দিনের মধ্যে শুনানির জন্য বা প্রয়োজনীয় তথ্য এবং ডেটা সঠিকভাবে একত্রিত ও প্রস্তুত করা না হওয়া পর্যন্ত স্থাপন করা হবে। . ডকেট নম্বরগুলি বছরের সংখ্যার সাথে হাইফেন করা হবে।
ডকেটটি পরিচালকের দ্বারা তারিখে পোস্ট করা হবে এবং আবেদনকারীর নাম ও ঠিকানা, আপিলের প্রকৃতি এবং ধরণ, প্রাঙ্গণের অবস্থান, শুনানির তারিখ এবং সমস্ত বন্ধ, স্থগিতকরণ, নোটিশ পাঠানোর তারিখ এবং রেকর্ড করবে। গৃহীত অন্যান্য পদক্ষেপ, বা করা কাজ এবং মামলার চূড়ান্ত নিষ্পত্তি।
যখন আবেদনকারীদের ডকেট করা হয় এবং ক্যালেন্ডারে রাখা হয়, তখন পরিচালক দেখতে পাবেন যে সমস্ত পরিদর্শন, মানচিত্র, প্ল্যাট এবং অন্যান্য প্রয়োজনীয় তথ্য এবং ডেটা সঠিকভাবে একত্রিত করা হয়েছে এবং শুনানির জন্য প্রস্তুত করা হয়েছে।
জোনিং আপিলের বোর্ড আপিলের শুনানির জন্য একটি যুক্তিসঙ্গত সময় নির্ধারণ করবে এবং সেই সমস্ত ব্যক্তিদের যথাযথ নোটিশ দেবে যাদের কাছে প্রশ্নযুক্ত প্রাঙ্গনের 300' এর মধ্যে কোনো প্রকৃত সম্পত্তি মূল্যায়ন করা হবে, এবং দখলকারীদের, সমস্ত একক এবং 300'-এর মধ্যে দ্বি-পারিবারিক বাসস্থান, এই ধরনের নোটিশ ব্যক্তিগতভাবে বা ডাকযোগে সংশ্লিষ্ট মালিক এবং ভাড়াটেদের কাছে শেষ অ্যাসেসমেন্ট রোলে দেওয়া ঠিকানায় পাঠানো হবে, এবং একটি যুক্তিসঙ্গত সময়ের মধ্যে একই সিদ্ধান্ত নেবে। ভাড়াটিয়ার নাম জানা না থাকলে, দখলকারী শব্দটি ব্যবহার করা যেতে পারে। 300'র মধ্যে বিদ্যমান উন্নতি সমিতিগুলিকেও অবহিত করা হবে।
